VokoPay
Politique de confidentialité
VokoPay est édité par KolibaPay Inc. (dénomination en français au Québec : Solutions Boréales), société constituée sous le régime fédéral canadien et enregistrée en Ontario et au Québec (ci-après « KolibaPay », « nous » ; kolibapay.com).
La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels des marchands et de leurs clients dans VokoPay, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels de KolibaPay peut être jointe à [email protected], pour toute question, demande d'accès, de rectification ou de suppression, ou plainte.
2. Renseignements recueillis
- Marchand : nom, courriel, nom et secteur de l'entreprise, province, numéros de taxes, identifiants de connexion (le mot de passe est conservé sous forme hachée, jamais en clair).
- Clients du marchand : nom, courriel, téléphone et adresse saisis par le marchand, contenu des devis, factures et contrats.
- Signature électronique : nom de signature, date et heure, adresse IP et navigateur, conservés dans le journal d'audit du document.
- Voix et texte : les commandes vocales et textes dictés sont traités pour en extraire les informations de la transaction.
- Paiements : montants et statuts. Les numéros de carte et identifiants Mobile Money sont saisis directement chez nos processeurs certifiés PCI-DSS ; VokoPay ne les reçoit ni ne les conserve.
3. Utilisation
Ces renseignements servent uniquement à fournir le service : créer et envoyer les documents, recueillir les signatures, générer les liens de paiement et les reçus, afficher l'historique et le CRM du marchand, assurer la sécurité (prévention de la fraude et des abus) et nous conformer à nos obligations légales. Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel.
4. Intelligence artificielle
Certaines fonctions (rédaction de contrats, compréhension des commandes vocales) utilisent des modèles d'intelligence artificielle exécutés sur l'infrastructure Cloudflare. Ces contenus sont proposés au marchand, qui les relit ; aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à l'égard des clients.
5. Fournisseurs et communication à des tiers
Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte, sous engagement de confidentialité : Cloudflare (hébergement, base de données, courriels, intelligence artificielle), les processeurs de paiement Stripe, FedaPay et Flutterwave, et Meta Platforms (Facebook Messenger et Instagram) pour les messages que vous nous envoyez sur ces réseaux. Certains de ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec et du Canada ; nous évaluons au préalable que la protection offerte est adéquate.
6. Conservation
Les renseignements sont conservés tant que le compte est actif, puis pendant la durée exigée par les lois fiscales et commerciales (notamment pour les factures et contrats signés). Ils sont ensuite supprimés ou anonymisés.
7. Sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables : chiffrement des communications (HTTPS), mots de passe hachés et salés, contrôle d'accès par compte, limitation des tentatives de connexion et journalisation. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression ou leur portabilité, et retirer votre consentement, en écrivant à [email protected]. Les clients d'un marchand peuvent aussi s'adresser directement à ce marchand. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
9. Service à la clientèle : clavardage du site, Messenger et Instagram
Quand vous écrivez à VokoPay dans la bulle de clavardage du site, dans Facebook Messenger ou dans les messages privés Instagram, un assistant automatique répond à partir d'informations publiques sur VokoPay (tarifs, fonctionnement). Il n'a accès à aucun compte, paiement ou facture et ne vous demande jamais de mot de passe ni de numéro de carte.
- Ce que nous recevons : le texte de vos messages et l'identifiant que Messenger ou Instagram attribue à la conversation (pas votre courriel ni votre numéro de téléphone). Sur le site, si vous utilisez « Écrire à l'équipe », votre courriel, votre nom facultatif et votre message.
- Pourquoi : vous répondre, garder le fil de la conversation et transmettre votre demande à une personne de l'équipe quand vous le demandez (mot « HUMAIN » sur Messenger et Instagram, bouton « Écrire à l'équipe » sur le site).
- Conservation : les conversations Messenger et Instagram sont effacées automatiquement après 90 jours sans activité. Les demandes transmises à l'équipe sont conservées le temps de les traiter.
10. Supprimer vos données de conversation
Sur Messenger ou Instagram, écrivez simplement SUPPRIMER dans la conversation avec VokoPay : notre copie de la conversation est effacée immédiatement. Vous pouvez aussi écrire à [email protected] en précisant la plateforme utilisée ; nous effaçons vos données dans un délai de 30 jours et vous le confirmons. Supprimer la conversation dans l'application Messenger ou Instagram ne l'efface que de votre côté.